Een PDF-bestand is een standaard om documenten op een uniforme wijze met andere gebruikers te delen. Met PDF maakt het niet uit of deze op een Windows- of Applemachine of nog een ander soort computer/mobiele telefoon bekeken wordt, het document is altijd goed leesbaar.

Om een PDF-bestand te maken is een vertaalprogramma nodig. Na installatie zal dit programma zich gedragen als een printer.

Op het moment dat van een Word, Excel of ander programma een PDF bestand gemaakt moet worden, zal vanuit het betreffende programma een printopdracht gegeven worden. Als printer wordt vervolgens de PDF-printer geselecteerd.

Er zijn vele vertaalprogramma’s op het Internet te vinden. Deze zijn zowel betaald als freeware (zonder kosten te gebruiken) te downloaden. Hieronder staan enkele van deze programma’s.

Betaald: Adobe Acrobat (niet te verwarren met Adobe Acrobat Reader) te vinden op de site: www.adobe.com .

Freeware: cutePDF Writer te vinden op de site:  www.cutepdf.com/products/cutepdf/Writer.asp .
Freeware: Pagemanager PDF Writer (opzoeken via Google).

Indien er gebruikt gemaakt wordt van Office 2007, dan is het mogelijk om binnen een Office programma aan te geven dat het bestand als een PDF-bestand opgeslagen moet worden. Een vertaal programma is in dit geval niet nodig.